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Workflow-Management Life Cycle

Ein funktionierendes Workflow-Management braucht die organisatorische Verankerung, einen professionellen und effizienten Managementprozess sowie die Einbeziehung aller beteiligten Berufsgruppen. Verbesserungen müssen zur täglichen Arbeit gehören.

Prozesse sollten selbstständig, objektiv sowie unabhängig von Dienstleistern und Software-Anbietern analysiert werden, um Potenziale zu identifizieren, zu priorisieren und neu zu gestalten. Um zukünftige Erfolge sicherzustellen, müssen wertvolle Kompetenzen im eigenen Haus vorhanden sein. Es können jedoch nicht beliebig viele Handlungsmuster etabliert werden, deshalb ist es wichtig sich auf ein Konzept zu konzentrieren, das erfolgreich ist.

Unser Workflow-Management-Life-Cycle orientiert sich am IWiG 5 Phasen Modell. Es steht für einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess und eine strukturierte Durchführung: digital, standardisiert, wissenschaftlich entwickelt, praktisch getestet und sehr gut evaluiert.

Durch die Darstellung von Prozessen in Phase 1 werden die Abläufe in Einrichtungen transparent. Die ebenfalls in dieser Phase ermittelte Prozesskostenrechnung schafft Klarheit über die Wirtschaftlichkeit der Behandlungsabläufe.

In Phase 2 werden die erhobenen Prozesse anhand verschiedener Kriterien und mit unterschiedlichen Methoden bewertet. Das Ziel ist es, Probleme zu identifizieren, Ursächlichkeiten zu erkennen und Optimierungspotenziale zu erarbeiten.

Die Prozessgestaltung in der Phase 3 beinhaltet die Reorganisation sowie den Neuaufbau der Prozesse. Der Grund liegt in der Nichterfüllung von Zielvorgaben, Ineffizienzen oder Abweichungen von Patientenwünschen und Mitarbeiteranforderungen, die in der Phase 2 analysiert wurden.

Die Implementierung in Phase 4 ist ein System, das durch die Koordination von Maßnahmen, Aufgaben, Anwendungen, Daten und prozessbeteiligten Personen betriebliche Prozessabläufe umsetzt.

In der letzten Phase 5, der Evaluation, ist es wichtig, im Rahmen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses zunächst permanent, später periodisch zu überprüfen, ob der Workflow-Management Life Cycle entsprechend den Soll-Vorgaben abläuft.

Durch die transparente Vorgehensweise werden Einarbeitungszeiten reduziert und die Planungssicherheit erhöht. Die Wieder- und Weiterverwendung der Projekterfahrungen reduzieren das Projektrisiko und ermöglichen eine schnelle und kostengünstige Umsetzung. Der Return on Investment stellt sich kurzfristig ein.

Die Ausschöpfung von Verbesserungspotenzialen darf keine einmalige Aktion bleiben, denn im Laufe der Zeit bringt nur der geschlossene Kreislauf nachhaltige und dauerhafte Wettbewerbsvorteile.