Die wesentliche Aufgabe der Prozessdokumentation ist die Schaffung von Transparenz bezüglich der aktuellen Prozessqualität. Im Vordergrund steht die Dokumentation der einzelnen Prozesselemente und deren Ablauf, prozessuale und organisatorische Schnittstellen, Hilfsmittel, Prozesskennzahlen sowie weitere Abwicklungskriterien.

Sie hilft, sich schnell einen Überblick über alle wichtigen Arbeitsschritte zu verschaffen. Probleme können besser diskutiert werden, da die Teilnehmer sich auf einen gemeinsamen Punkt konzentrieren. Sie sind in der Lage wesentliche Informationen zu filtern und eine Informationsüberflutung zu vermeiden.

Ziel der Prozessdokumentation ist es, den Ablauf der einzelnen Prozessschritte nachvollziehbar und vollständig darzustellen. Eine methodische Vorgehensweise sowie eine einheitliche Beschreibungssprache sind hierbei von besonderer Bedeutung. Vorhandene Probleme werden für das Team sichtbar, so dass Prozesse mit Unterstützung der Leitung selbstständig verbessert werden. Dies schafft Transparenz und gewährleistet das Verfolgen von Zielen.

Um die Leistungsfähigkeit von Prozessen beurteilen zu können, ist es notwendig auch quantitative Informationen zu erheben. Dies setzt die Festlegung von Leistungsindikatoren anhand bestimmter Prozessparameter wie Durchlaufzeit, Kosten und Qualität voraus.

Die Darstellung sollte den Qualitätsmerkmalen Richtigkeit und Vollständigkeit entsprechen. Dem gegenüber besteht die Anforderung, dass die Prozessdarstellung zugunsten der Übersichtlichkeit möglichst kurz und prägnant gestaltet werden sollte.

Für die Darstellung der komplexen Prozesse in einem Krankenhaus reichen die papierbezogene Dokumentation bzw. eine mündliche Beschreibung nicht aus.

Eine Prozessmodellierung hat sich hier als sinnvoll erwiesen. Sie bezeichnet die bildliche Illustration von Prozessen mithilfe von grafischen Symbolen und sprachlichen Elementen, um Abläufe und Zusammenhänge transparent zu machen. Dies fördert eine prozessorientierte Sichtweise der Mitarbeiter und erfüllt gleichzeitig die oben genannten Anforderungen. Durch modellierte Prozessgrafiken wird nicht das gesprochene Wort ersetzt, sondern eine Diskussion angeregt.

Prozessdokumentation ist gelungen, wenn ein Außenstehender, der über keine Informationen verfügt, die wesentlichen Aufgaben, Hilfsmittel und Probleme des jeweiligen Teams sofort erkennen kann.

Erst durch die Prozessdokumentation sowie die Erhebung und Konsolidierung des meist nur in den Köpfen der Mitarbeiter vorhandenen Wissens über ihre eigenen Prozesse werden diese transparent und lassen eine weiterführende Analyse zu.