Effiziente Prozesse durch visuelles Management im Krankenhaus

Softwarebasiertes WiG-Board (SWiG-Board)

Effiziente Prozesse - Die Dinge richtig tun

Aktuelle Ausgangslage

Die Patientenversorgung der Zukunft ist prozessorientiert, prozessstrukturiert und workflowbasiert. Kliniken möchten ein krankenhausweites Prozessmanagement etablieren, das sowohl berufsgruppenübergreifend als auch interdisziplinär sowie sektorübergreifend alle Bereiche der Patientenversorgung mit einbezieht.

Spezielle Motivation

Visuelles Management mithilfe des WiG-Boards ist dann gelungen, wenn ein Außenstehender über keinerlei Informationen verfügt, aber die wesentlichen Aufgaben, Abläufe, Ziele und Probleme des jeweiligen Teams erkennen kann. Dazu gehört leichter Zugriff zu den arbeitsplatzspezifischen Informationen für Mitarbeiter und Führungskräfte, darstellen von Status quo, Zielen und Aufgaben, kontinuierliches und konsequentes Darstellen der Fortschritte, regelmäßige Reflexion der Ergebnisse durch die Mitarbeiter, Früherkennung von Problemen und Schwachstellen, Erhöhung der Selbstverantwortung der Mitarbeiter, regelmäßige Anwesenheit vor-Ort der Führungskräfte, Diskussion der Ergebnisse und Probleme mit den verantwortlichen Mitarbeitern.

Jeder Mitarbeiter des Teams ist in der Lage, folgende Fragen zu beantworten: Was ist der Auftrag des Teams? Welche Ziele hat das Team? Mit welchen Kennzahlen werden sie gemessen? Welche Prozesse laufen hier ab? Wo gibt es Probleme? Welche Verbesserungen wurden bereits durchgeführt? Welche Verbesserungen sind geplant?

Konkreter Nutzen

Unter visuellem Management oder Management by View mit dem WiG-Board ist die Nutzung optischer Hilfsmittel zur Steuerung der Abläufe und Tätigkeiten von Mitarbeitern zu verstehen. Es ist eine Methode, mit deren Hilfe sich Mitarbeiter schnell einen Überblick (reales Wissen) über alle wichtigen Prozesse (reale Sache) vor Ort verschaffen können.

Ziel des visuellen Managements ist es, Probleme für die Mitarbeiter sichtbar zu machen, so dass diese die Prozesse mit Unterstützung der Leitung selbst steuern und verbessern können. Es schafft Transparenz und gewährleistet das Verfolgen der Ziele. Durch das visuelle Management wird nicht das gesprochene Wort ersetzt, sondern vielmehr regelmäßige Diskussionen angeregt.

Die mit ClipMed OM an Schautafeln zusammenfassend und übersichtlich dargestellten Informationen bezüglich der zu realisierenden Ziele dienen dazu, Informationen für alle transparent und dadurch schnell verfügbar zu machen, Fortschritte zu dokumentieren, frühzeitig Probleme zu erkennen, die Motivation zu fördern, die Aufmerksamkeit von Mitarbeitern und Führungskräften zu konzentrieren, den Kommunikationsaufwand zu verkürzen, sicherzustellen, dass alle von derselben Sache sprechen, den Mitarbeitern und Führungskräften eine Orientierungshilfe zu geben, Informationen leicht(er) erfassbar zu machen, Probleme schneller zu lösen, Mitarbeiter zu Stellungnahmen zu ermuntern und die Kreativität zu fördern.

Praktische Umsetzung

So wird visuelles Management mithilfe des WiG Boards durchgeführt:

1. Projektorganisation (Partner)
2. Ziele und Kennzahlen erarbeiten (Partner)
3. Lösung abstimmen (Partner)
4. WiG-Board Dokumente visualisieren (IWiG)
5. Prozess Ist-Zustand erfassen (Partner)
6. Begleitung der Führung anbieten (Partner)
7. Qualitätssicherung (Partner + IWiG)

Projektdauer: 3 Monate
Ergebnis: WiG-Board

Verantwortliche Leitung

Prof. Dr. rer. oec. Dipl. Soz.-Päd. Michael Greiling, IWiG

Kosten für eine ausgewählte Schwachstelle in einem Krankheitsbild (z. B. elektive Hüft-TEP)

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