Standardisierte Abläufe in Kliniken

Standardisierung

Keine Zeit zum Durchatmen, Mitarbeitende werden krank, müssen einspringen und den eigenen Aufgaben hinterherlaufen?

Unnötig suchen, telefonieren, nachfragen, warten, laufen, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren - Verschwendung durch fehlende Steuerung kostet Klinken viel Geld, Zeit und Nerven. Abhilfe schaffen Routinen und standardisierte Abläufe. Standardisierung bedeutet, einen Prozess mit der „besten verfügbaren Praxis“ durchzuführen.

Standardisierte Versorgungsabläufe in Kliniken beschreiben wiederkehrende Abfolgen von Handlungen, die ein gleiches Ergebnis erwarten lassen.
Sie sorgen für mehr Klarheit und Vorhersehbarkeit bei Mitarbeitenden, erleichtern die Einarbeitung und Vertretung von Personal und senken die Fehlerquote. Die Mitarbeitenden wissen, was Sie zu erwarten haben, welche Aufgaben zu erfüllen sind, welche Ergebnisse erzielt werden sollen und wie viel Zeit die Durchführung voraussichtlich in Anspruch nehmen wird. Weniger Überstunden, mehr Ruhe und stabilere Nerven im Team schaffen Platz für die eigentliche Arbeit – analog sowie digital. Sobald jeder Mitarbeitende die perfekten Handgriffe beherrscht und die Fehlerquote minimiert ist, reden wir von stabilen Prozessen. Von ihnen profitiert auch der Patient: er weiß, dass die Leistungen, die er nachfragt, einem bestimmten Qualitätsstandard entsprechen.

Jeder Grad der Standardisierung bringt der Klinik eine bessere Bilanz: Verschwendung senken, Effizienz steigern und mehr Zufriedenheit sind die Folge. Standardisierung dient somit auch der Reduktion der internen Prozesskosten.

Der standardisierte Prozess bleibt dennoch dynamisch: Das beste Vorgehen von heute kann morgen schon hinfällig sein. Eine kontinuierliche Verbesserung und Überprüfung gehören zum Workflow-Management.

Folgende Gesichtspunkte kennzeichnen solche Standards und die kontinuierliche Verbesserung:

  • Standards sind vereinbarte Regeln, d. h. sie müssen eingehalten werden und für jedermann deutlich sein!
  • Eine einmal vereinbarte Standardisierung ist nicht endgültig. Die Abläufe werden ständig auf deren Sinnhaftigkeit untersucht und die Standards gegebenenfalls revidiert und optimiert.
  • Ein gutes Optimierungsmanagement ist notwendig, um bei jeder Abweichung (vom Standard) handeln zu können.
  • Positive Erkenntnisse durch Verbesserungsaktivitäten werden nach Zustimmung der Verantwortlichen als neue verbesserte Standards gesetzt.

Flexible Standardisierung von Arbeit bedeutet insofern nichts anderes als die systematische Offenlegung und ständige Weiterentwicklung von Standards und Routinen jenseits persönlicher und individueller Gewohnheiten.

Messen und Lenken sind Teil dieser kontinuierlichen Verbesserung.
Je besser ein Prozess gelenkt wird, desto mehr Reife besitzt er. Die Reife im Workflow-Management ist ausschlaggebend für die Entwicklung der klinischen Abläufe.

Einen hohen Reifegrad weisen solche Prozesse auf, die einen hohen Kundennutzen, stabile Ergebnisse und leichte Durchführung durch Mitarbeitende aufweisen.

Zusammenfassend ergibt sich durch Standardisierung der folgende Nutzen:

1. Mehr Klarheit und Vorhersagbarkeit
Standardarbeit bedeutet weniger mit Überraschungen. Prozesse (einschließlich Einsatz und Ergebnis) werden vorhersehbar und planbar. Sie wissen, wie Abläufe aussehen, aus welchen Schritten und Komponenten sie bestehen und wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen.

2. Wissenserhalt
Wissen ist der Schlüssel zum Erfolg! Das gilt insbesondere in der modernen Informationsgesellschaft. Durch die Standardisierung von Prozessen wird es einfacher, Wissen zu erfassen und zu bewahren. Wenn Sie Standardarbeiten in klare Anweisungen kleiden, gehen Sie ein viel geringeres Risiko ein, dass wichtiges Wissen verloren geht. Außerdem verhilft diese Vorgehensweise neuen Mitarbeitenden zu einer raschen Einarbeitung und einer Erleichterung bei Vertretung.

3. Größere Flexibilität
Durch Standardarbeit können Mitarbeitende leichter rotieren, da es einen klaren Plan gibt, der es Mitarbeitenden einfach macht, die Arbeit von Kollegen zu erledigen. Außerdem führt die Standardisierung von Leistungen und Material dazu, dass bei Bedarf nicht lange nach den richtigen Komponenten gesucht werden muss.

4. Gleichbleibende Qualität
Wenn alle Mitarbeitenden ihre Handlungen auf dieselbe Weise durchführen, werden Leistung und Ergebnis von vergleichbarer Qualität sein. So erzeugen Sie einen Qualitätsstandard, mit dem Sie sich von anderen abheben können.

5. Mehr Nachhaltigkeit
Da alle Mitarbeitende in der Klinik dieselben Tätigkeiten auf dieselbe Art und Weise ausführen, ist es auch einfacher, Engpässe und Quellen von Abfällen zu erkennen. Das Ergebnis ist eine Klinik, die Energie, Material und Mitarbeitende besser und sparsamer einsetzt.

Zur Optimierung von Abläufen werden unterschiedlichste Methoden und Werkzeuge eingesetzt. Eine Methode für die Standardisierung durch kontinuierliche Verbesserung oder Gestaltung der Prozesse ist die Wertschöpfungsanalyse. Hier wird die gesamten Wertschöpfung sichtbar gemacht und dokumentiert, um sie anschließend zu optimieren. Dabei werden Material- sowie Informationsflüsse und die zeitliche Kopplung von Schritten gemeinsam betrachtet, um die beste Praxis zu erreichen.

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